Polityka prywatności

Kto jest odpowiedzialny za przetwarzanie danych, do kogo należy się zwrócić?

Osoba odpowiedzialna:

Thomas Holzmann

Österreich Institut Polska

ul. Zielna 37, 00-108 Warszawa

 

Osoba do kontaktu:

Agnieszka Markowska 

Österreich Institut Kraków

ul. Cybulskiego 9

Tel.: 12/ 422 95 53

Email: krakow@oei.org.pl

 

Jakie dane są przetwarzane oraz z jakich źródeł pochodzą?

Przetwarzamy dane uzyskane od Państwa w ramach relacji biznesowych. Ponadto przetwarzamy informacje uzyskane z publicznie dostępnych źródeł (np. ze stron internetowych przedsiębiorstw, rejestrów firmowych, ośrodków handlu zagranicznego). Stronę Instytutu Austriackiego odwiedzać można bez podawania danych osobowych. Jeśli na naszych stronach gromadzone są dane osobowe, odbywa się to zawsze dobrowolnie, po potwierdzeniu przez nas oświadczenia o ochronie danych osobowych. Dane udostępniane nam podczas testów kwalifikujących, zgłoszeniach na egzamin, przy zapisach na kursy czy na newslettera zawierają jedynie imię, nazwisko, adres, adres e-mail, datę oraz miejsce urodzenia. Instytut Austriacki przechowuje i przetwarza w/w dane jedynie wyłącznie w celach określonych na stronie internetowej.

 

Poza stroną internetowa mogą być również przetwarzane następujące dane:

  • Dane ze zleceń (np. zamówień e-mailowych lub ze sklepów internetowych, zapytania ofertowe)
  • Dane wynikające z realizacji naszych zobowiązań (umowy dotyczące kursów firmowych, dane do faktur)
  • Dane dotyczące reklamy oraz sprzedaży
  • Dane z dokumentacji (np. protokoły z konsultacji czy ze spotkań w ramach sieci lub w ramach współpracy)
  • Materiały audio-wizualne (np. zdjęcia, filmy video z kursów lub imprez wykorzystywane w celach reklamowych)
  • Dane z newslettera o pisemnych zgłoszeniach na imprezy

 

Wszelkie dane są bezpiecznie przechowywane, ich publikowanie i udostępnianie osobom trzecim bez zgody właściciela jest zabronione.

 

Wskazówki odnośnie ochrony danych osobowych dla „spotkań online”, telekonferencji oraz webinariów via „Zoom“ wypracowanych przez Spółkę Österreich Institut GmbH

 

Pragniemy poinformować Państwa o przetwarzaniu danych osobowych w związku z korzystaniem z aplikacji  „Zoom“.

 

Cel opracowania. Narzędzie  „Zoom“ stosowane jest w celu przeprowadzania telekonferencji, spotkań online, konferencji video i/lub webinariów (spotkań online).  „Zoom“ jest usługą Firmy Zoom Video Communications, Inc., z siedzibą w USA.

 

Jednostka odpowiedzialna

 

Jednostką odpowiedzialną za przetwarzanie danych osobowych w bezpośrednim powiązaniu z przeprowadzaniem spotkań online („Online-Meetings“) jest Österreich Institut Polska Sp zoo, ul. Zielna 37, 00-108 Warszawa.

 

Wskazówka: Po zalogowaniu się na stronę „Zoom“ za przetwarzanie danych osobowych odpowiedzialny jest dostawca aplikacji „Zoom“. Aby skorzystać z aplikacji konieczne jest wejście na stronę internetową „Zoom“ aby pobrać oprogramowanie do korzystania z niej.

 

Z opcji "Zoom" można też korzystać po wprowadzeniu odpowiedniego identyfikatora spotkania oraz, w razie potrzeby, dodatkowo danych dostępu do spotkania bezpośrednio w aplikacji "Zoom”.

 

Jeśli niemożliwe jest lub nie ma potrzeby korzystania z aplikacji "Zoom", można jedynie używać podstawowych funkcji za pośrednictwem wersji przeglądarki, znajdującej się na stronie internetowej „zoom”.

 

Jakie dane są przetwarzane?

 

Podczas korzystania z „Zoom“ przetwarzane są różne rodzaje danych. Objętość danych zależy również od tego, jakie dane wprowadzane są przed lub podczas konferencji online.

 

Przedmiot przetwarzania stanowią następujące dane osobowe:

 

Dane użytkownika: imię, nazwisko, numer telefonu (opcjonalnie), adres e-mail, hasło (jeśli nie używany jest „Single-Sign-On“), zdjęcie profilowe (opcjonalnie), dział (opcjonalnie)

 

Metadane  meetingu: temat, opis (opcjonalnie), adres IP użytkownika, informacje odnośnie urządzeń/sprzętu komputerowego.

 

Nagrania (opcjonalnie): Pliki-MP4 wszystkich nagrań video, audio oraz prezentacji, pliki-M4A wszystkich nagrań audio, pliki tekstowe spotkań online na czacie.

 

Gdy wybieramy pracę na telefonie:  informacja o numerze telefonu przychodzącego i wychodzącego, nazwa kraju, godzina rozpoczęcia i zakończenia. Mogą być też zapisywane dalsze dane o połączeniu, takie jak adres IP urządzenia.

 

Dane tekstowe, audio oraz video: W czasie „spotkania online” istnieje możliwość korzystania z funkcji czatu, zadawania pytań lub wypełniania ankiety. W tym zakresie przetwarzane są wpisy tekstowe w celu wyświetlenia i, w razie potrzeby, zaprotokołowania ich w "spotkaniu online". W celu umożliwienia wyświetlania obrazu i odtwarzania dźwięku przetwarzane będą dane z mikrofonu urządzenia końcowego oraz z dowolnej kamery video urządzenia końcowego przez czas trwania spotkania. Za pomocą aplikacji "Zoom" można w każdej chwili wyłączyć samodzielnie kamerę lub wyciszyć mikrofon.  

 

Aby wziąć udział w „spotkaniu online“ lub wejść do „pokoju spotkania“ należy przynajmniej podać imię i nazwisko.

 

Zakres przetwarzania

 

 „Zoom“ stosowany jest w celu przeprowadzania „spotkań online“. Konieczność nagrania danego spotkania, poprzedzona będzie jasną informacją - i w razie konieczności - prośbą o wyrażenie na nagranie zgody. Informacja o nagrywaniu ukaże się dodatkowo w aplikacji zoom.

 

W przypadku konieczności zaprotokołowania wyników „spotkania online“, protokołowane będą wpisy na czacie, nie jest to jednak regułą.

 

W przypadku webinariów, w celu lepszego ich opracowania,  możemy przetwarzać również pytania zadawane przez uczestników.

 

Sprawozdania ze „spotkań online“ użytkowników  „Zoom“ (metadane meetingu, dane odnośnie numeru telefonu, pytania i odpowiedzi z webinariów, ankiety) pozostają zapisane w „zoom“ przez okres jednego miesiąca.

 

Istniejąca programowo - w narzędziach „spotkań online“ jak również w „zoom“ - możliwość  „monitorowania uwagi“ („śledzenie uwagi“) jest wyłączona.

 

W rozumieniu artykułu 22 RODO nie ma tu zastosowania zautomatyzowanego podejmowania decyzji.

 

 

Podstawa prawna przetwarzania danych

 

Podstawa prawna przetwarzania danych podczas "spotkań online" Art. 6 ust. 1 lit. b) RODO (realizacja umowy) - o ile spotkania odbywają się w ramach nauczania online, które jest rozumiane lub umownie uzgodnione na piśmie.

 

Dla pracowników, poza wyżej wymienionym przepisem, podstawą prawną jest również art. 6 ust. 1 lit. a) RODO, tj. część ich zgody na przetwarzanie ich danych osobowych w celu wykonywania pracy na rzecz Österreich Institut.

W przypadku braku stosunku wynikającego z umowy, podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f) RODO. Również w tym przypadku jesteśmy zainteresowani efektywną realizacją "spotkań online".

 

 

Odbiorca/Przekazywanie danych

 

Dane osobowe, przetwarzane  w związku z udziałem w „spotkaniach online“ nie są przekazywane z zasady osobom trzecim, jeśli nie są przeznaczone do w/w przekazywania. Zwracamy jednak uwagę, że treści „spotkań online“ jak również z osobistych spotkań, służą często właśnie do przekazywania informacji klientom, zainteresowanym stronom lub osobom trzecim, a zatem są przeznaczone do przekazywania dalej.

 

Inni odbiorcy: Podmiot świadczący usługi "Zoom" uzyskuje niezbędną wiedzę o wyżej wymienionych danych, o ile jest to przewidziane w naszej umowie o przetwarzaniu danych z "Zoom".

 

Przetwarzanie danych poza Unią Europejską

 

"Zoom" jest usługą świadczoną przez dostawcę z USA. Przetwarzanie danych osobowych odbywa się zatem również w państwie trzecim. Z dostawcą "Zoom" zawarliśmy umowę o realizację zamówienia, spełniającą wymogi art. 28 RODO.

 

Odpowiedni poziom ochrony danych jest gwarantowany z jednej strony przez certyfikat "Privacy Shield" firmy Zoom Video Communications, Inc., a z drugiej strony przez zawarcie tzw. standardowych klauzul umownych UE.

 

 

Prawa osób zainteresowanych

 

Macie Państwo prawo do informacji o danych osobowych dotyczących Państwa. W celu jej uzyskania można się w każdej chwili z nami skontaktować.

 

W przypadku prośby o informacje, nie złożonej na piśmie, prosimy o zrozumienie, że możemy zażądać od Państwa przedstawienia dowodów potwierdzających, że są Państwo osobą, za którą się Państwo podają.

 

Ponadto mają Państwo prawo do korekty lub usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych, o ile są Państwo do tego prawnie uprawnieni.

 

Wreszcie, w ramach przepisów ustawowych, mają Państwo prawo sprzeciwu do przekazywania danych osobowych.

 

Usuwanie danych

 

Co do zasady, usuwamy dane osobowe, gdy nie ma potrzeby ich dalszego przechowywania. Wymóg może istnieć w szczególności wtedy, gdy dane są nadal potrzebne do realizacji usług wynikających z umowy, do sprawdzenia i udzielenia lub zapobieżenia roszczeniom gwarancyjnym oraz, jeśli ma to zastosowanie, do udzielenia gwarancji. W przypadku ustawowego obowiązku przechowywania, usuwanie danych brane jest pod uwagę dopiero po wygaśnięciu odpowiedniego obowiązku przechowywania.

 

 

Prawo do składania zażaleń do organu nadzorczego

 

Mają Państwo prawo do uzyskania informacji o przetwarzaniu przez nas danych osobowych do organu nadzorczego.

 

 

Zmiana niniejszych wytycznych odnośnie przetwarzania danych

 

W przypadku zmian w przetwarzaniu danych lub innych okoliczności, które tego wymagają, dokonamy przeglądu w/w wytycznych. Aktualną wersję można zawsze znaleźć na tej stronie. (Stan na dzień: 26.03.2020)

 

W jakim celu i na jakiej podstawie prawnej dane są przetwarzane?

Państwa dane osobowe przetwarzane są zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych:

 

  • Dopełnienie zobowiązań umownych (art. 6 ust. 1b RODO):

przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do realizacji: kursów, przeprowadzania egzaminów, projektów i zamówień na materiały dydaktyczne, które są realizowane na podstawie zawartych z Państwem umów, umów o współpracy z uczelniami wyższymi oraz Państwa zamówień. Cele przetwarzania danych zależą przede wszystkim od konkretnego produktu.

 

  • Dopełnienie obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1c RODO):

Niektóre zobowiązania prawne mogą wymagać przetwarzania danych osobowych. Dotyczy to w szczególności rachunkowości.

 

  • W ramach Państwa zgody (art. 6 ust. 1a RODO):

Jeżeli wyrazili Państwo zgodę na przetwarzanie Państwa danych osobowych, przetwarzanie odbywa się wyłącznie zgodnie z niniejszym oświadczeniem o ochronie danych osobowych, do którego odniesienie znajduje się w odpowiednich oświadczeniach o wyrażeniu zgody (pola wyboru na stronie internetowej lub w formie papierowej). Udzielona zgoda może zostać odwołana w dowolnym momencie drogą mailową, telefoniczną lub pisemną, ze skutkiem na przyszłość. Zezwolenia uzyskane przed 25. 5.2018 r. zachowują ważność.

 

  • W celu ochrony uzasadnionych interesów (art. 6 ust. 1f RODO):

W przypadku przetwarzania danych osobowych w sposób wykraczający poza w/w ustalenia w celu ochrony interesów Instytutu Austriackiego Sp. Z o.o. lub osoby trzeciej, dane będą przetwarzane w kampaniach reklamowych (o ile nie wyrazili Państwo sprzeciwu wobec wykorzystania danych zgodnie z art. 21 RODO), przy organizowaniu imprez, w zarządzaniu przedsiębiorstwem i przy dalszym rozwoju usług, przy ochronie pracowników, klientów lub mienia Instytutu Austriackiego Sp. z o.o., oraz w ramach postępowania sądowego.

Kto dysponuje Państwa danymi?

W Instytucie Austriackim danymi osobowymi dysponują pracownicy w celu wypełnienia zobowiązań umownych, prawnych i nadzorczych oraz do ochrony uzasadnionych interesów. Państwa dane otrzymują ponadto procesorzy kontraktowi (w szczególności dostawcy usług IT i back-office, DHL, sklep internetowy i audytorzy), jeśli będą potrzebować ich do wykonywania swoich zadań. Wszyscy przetwarzający dane są umownie zobowiązani do traktowania Państwa danych zgodnie z RODO i przetwarzania ich wyłącznie w ramach świadczonych przez nich usług. Jeżeli istnieją obowiązki regulacyjne, Państwa dane osobowe mogą również otrzymać udziałowiec, Federalne Ministerstwo Europy, Integracji i Spraw Zagranicznych. Jak długi jest okres przechowywania i przetwarzania danych? Państwa dane przechowywane będą przez okres trwania stosunku handlowego lub, jak w przypadku newslettera do odwołania, oraz dodatkowo zgodnie z prawnymi ustaleniami odnośnie przechowywania dokumentacji. Materiały audio i wizualne wykorzystywane do celów reklamowych mogą być ustawowo wykorzystywane maksymalnie do pięciu lat.

Jakie prawe przysługują Państwu zgodnie z zapisem o ochronie danych osobowych?

W każdej chwili macie Państwo prawo do informacji, korekty, usunięcia oraz ograniczenia przetwarzania przechowywanych danych, jak również prawo odwołania zgody na ich przetwarzanie. W przypadku Państwa odmowy udzielenia nam informacji niezbędnych do rozpoczęcia i prowadzenia kursów, przeprowadzenia egzaminów czy podjęcia współpracy z Wyższymi Uczelniami, zmuszeni będziemy z reguły udzielenia odmowy wykonania usługi. Dalsza realizacja istniejącej już umowy nie będzie możliwa, tym samym zostanie ona rozwiązana. Nie są jednak Państwo zobowiązani do udzielenia zgody na przetwarzanie danych, nie mających znaczenia dla realizacji zamówienia.

Cookies i analiza odwiedzalności stron internetowych

W celu zaprojektowania naszej strony internetowej zgodnie z Państwa potrzebami ustawiane są tzw. cookies. Są to małe pliki tekstowe, umożliwiające rozpoznanie użytkownika naszych stron internetowych. Użytkownik ma możliwość zablokować instalowanie cookies poprzez odpowiednie ustawienie w przeglądarce. Ponadto użytkownik wyraża zgodę na stosowanie plików cookies na banerze cookie wraz z linkiem niniejszego oświadczenia o ochronie danych osobowych. W celu zapewnienia Państwu ofert reklamowych zgodnych z Państwa potrzebami, zleciliśmy również Google, jako usługodawcy, tworzenia zapisów z użyciem cookies. Zastosowane tu środki ostrożności, zapewniają anonimowy przekaz danych, uniemożliwiający ich powiązanie z osobą użytkownika. Istnieje jednak możliwość nie wyrażenia zgody na tworzenie w/w zapisów i nie korzystania z tej usługi. Poniżej przykładowa instrukcja jak to zrobić: support.google.com/analytics/answer/181881

Media społecznościowe

Na stronie internetowej instytutu Austriackiego znajdują się wtyczki (np. ShareThis na Facebooku, Linked In, Instagram i Twitter lub youtube). Klikając na odpowiednią ikonę zgadzasz się na komunikację z odpowiednią platformą i przekazywanie informacji (np. adresu IP) do odpowiedniego usługodawcy. Więcej informacji na temat właściwego wykorzystywania danych osobowych znajduje się w oświadczeniu o ochronie danych osobowych wybranego usługodawcy.